Il successo di un ufficio stampa dipende dalla collaborazione tra l’agenzia e il cliente, ti risuona? Questo articolo è dedicato sia a chi gestisce attività di ufficio stampa che ai clienti delle agenzie e dei professionisti che desiderano investire in attività di ufficio stampa e digital PR.

Il successo di un ufficio stampa dipende dalla collaborazione tra l’agenzia e il cliente

Uno degli aspetti cruciali della collaborazione tra un’agenzia, un professionista e il cliente che acquista un servizio di ufficio stampa è la definizione della stessa anche all’interno del contratto stesso. Che tipo di collaborazione si deve instaurare affinché l’attività abbia successo? Senza una precisa definizione della collaborazione si rischia di vanificare gli sforzi. Gli attori del successo sono l’agenzia e il cliente che concorrono a costruire al meglio tutte le informazioni necessarie, raccogliere i dati utili, identificare la strategia migliore con lealtà, professionalità e impegno.

Il contratto deve prevedere la collaborazione tra agenzia e cliente

Il primo aspetto sul quale è necessario porre grande attenzione è il contratto. Questo deve prevedere i termini della collaborazione e del chi fa cosa, e come deve essere fatto, soprattutto da cosa dipende quel come. Nel caso delle attività di media relations servono informazioni precise, dati corretti, identificazione delle informazioni “giuste” e questo dipende dal cliente. Il cliente non si deresponsabilizza, si costruisce un percorso, si organizza, si pianifica e si programma.

Nel contratto ci sarà la modalità di trasferimento delle informazioni, la persona di riferimento da contattare in caso di, e ci saranno tutti i dettagli legati a come si devono gestire le informazioni. Il tutto sempre personalizzato agli obiettivi ben definiti e identificati.

Parola chiave: organizzazione dell’attività di ufficio stampa

Per funzionare al meglio la collaborazione deve essservi piena consapevolezza dell’organizzazione. Come si svolge l’attività, che tipo di interazione è richiesta, cosa implica l’attività in termini di tempo da parte del cliente e di disponibilità. Gli errori più frequenti sono: pensare che l’agenzia possa gestire tutto senza il coinvolgimento dell’A.D., ad esempio. Ma il punto è che se viene proposta un’intervista serve disponibilità, se si ha l’invito in TV si deve presenziare (naturalmente parliamo di richieste in target e funzionali al posizionamento). Dunque è importante esplicitare immediatamente lo scenario attraverso il quale si va a costruire l’organizzazione dell’attività e tutti i potenziali momenti di necessità della presenza e disponibilità della persona. La stessa necessità di identificare tutti gli aspetti e i dettagli riguarda anche il modo di presentazione dei dati (a partire da ciò che si vuole condividere e come), evitando così di avere sorprese dell’ultimo minuto.

Tutto ruota attorno a obiettivi precisi, tempi e necessità

Per costruire la migliore collaborazione tra agenzia e cliente serve consapevolezza in ciò che si sta acquistando e che tipo di impegno serve. Il consiglio è partire con un obiettivo alla volta e su questo costruire la strategia, la pianificazione, la programmazione e i contenuti. Un obiettivo alla volta aiuta a costruire al meglio e arrivare a piccoli passi a comprendere la portata dell’attività. No, non è ” scrivere solo un comunicato stampa e spedirlo”, non funziona e non ha senso. Il comunicato stampa senza relazioni significative e fiducia serve a poco.

Recentemente ho ascoltato in alcuni video delle dichiarazioni tipo, tutti possono scrivere un comunicato stampa e inviarlo a un elenco di giornalisti o a un database. E sicuramente è vera questa affermazione, ma il punto è: che cosa si porta a casa con questa attività? Quali risultati otterremo? L’obiettivo è ciò che guida la strategia e i risultati, perché ci sono obiettivi che possono essere raggiunti con l’invio a tre referenti “perfettamente in target” che ci portano il risultato desiderato. Il punto è identificare correttamente l’obiettivo preciso da perseguire e avere il referente “perfettamente in target” da contattare e dunque la piena consapevolezza della strategia, che no, senza esperienza, non si ottiene. 

Come si gestisce l’attività di ufficio stampa per essere efficace?

Ed eccoci alla conclusione di questo articolo dedicato all’attività di ufficio stampa e alla collaborazione con il cliente: l’efficacia. Che cosa definisce un’attività efficace? Come sempre il risultato ottenuto e la sua gestione generale.

Una delle domande più frequenti è come si fa a comprendere se sta funzionando? E la risposta è negli obiettivi scelti per l’attività. Partire da obiettivi specifici ci permette di identificare fin da subito le metriche per raccogliere tutte le informazioni necessarie a quel determinato obiettivo. Ci sono aspetti che riguardano il ROI e dunque un buon servizio di rassegna stampa da attivare in abbonamento con relativa “quotazione dei ritagli” aiuta a comprendere il ritorno del valore economico”.  Altri aspetti che ci permettono di dimostrare come “quel ritaglio” ha un valore di posizionamento importante per quel determinato argomento e per il brand stesso. Altri ancora che mostrano come inseriti in quella precisa rubrica riusciamo ad ottenere una maggiore autorevolezza, grazie all’autorevolezza di quella determinata posizione, spazio e firma.

Ancora una volta mi sento di suggerire una attenta identificazione degli obiettivi come base di partenza per la definizione di tutti i processi e naturalmente del patto migliore per una collaborazione proficua.

• E’ importante scegliere con consapevolezza l’agenzia di ufficio stampa e il professionista che seguirà l’attività;
• E’ importante avere chiari gli obiettivi e l’attività che possiamo richiedere. Se non sappiamo bene su cosa puntare possiamo richiedere una consulenza strategica. Un’opportunità che permette di avere un confronto costruttivo in perfetto equilibrio tra il professionista e il cliente;
• E’ importante dotarsi degli strumenti necessari per l’attività specifica, o verificare che l’agenzia di riferimento li abbia tutti già disponibili.

Chi sono per raccontarti tutto questo? Una professionista che lo fa da molti anni, che lo insegna da altrettanti e che ha una grandissima passione per la comunicazione!

Ciao mi chiamo Francesca Anzalone, esperta di comunicazione e cultura digitale. Da ormai ventisei anni mi occupo di attività di ufficio stampa e comunicazione online e offline, ho scritto tre libri legati alla comunicazione e l’ultimo si intitola Ufficio stampa e digital PR, la nuova comunicazione (Hoepli editore). Ho scritto saggi, articoli e tengo rubriche dedicate a questo argomento su riviste specializzate. Insegno questi argomenti in ambito accademico e professionale. E dal 2000 ho fondato Netlife s.r.l. Società di comunicazione e formazione specializzata nel digitale. Potrei raccontarti tantissimi uffici stampa seguiti, team di comunicazione preparati, corsi su ufficio stampa a partire dal 2000, ma l’unica frase che mi rappresenta al meglio è Comunicazione che passione! che è esattamente come ho trasformato la mia più grande passione, nella mia professione. Ah, Comunicazione che passione! è anche il titolo del mio podcast che trovi su tutte le principali piattaforme Spotity, Apple Music, Amazon Music, Google Podcast, ecc.

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